Personvern og cookies

Meldinger du sender til chatboten sendes til Anthropic, PBC (USA), som genererer svaret via språkmodellen Claude. Anthropic opptrer som databehandler for Coax AS under en databehandleravtale (DPA).

Overføringen til USA skjer på grunnlag av EUs standardkontraktsbestemmelser (SCC) samt Anthropics sertifisering under EU–US Data Privacy Framework. Du kan lese Anthropic sin databehandleravtale og personvernerklæring. Anthropic bruker ikke meldingene dine til å trene egne modeller.

Behandlingen skjer kun når du selv velger å bruke chatboten. Du må aktivt gi samtykke i cookie-banneret før chatboten lastes inn — uten samtykke sendes ingen meldinger til Anthropic.

Vanlige chatbot-samtaler lagres ikke permanent hos Coax. Meldingene finnes kun i nettleseren din mens chatten er åpen, og forsvinner når du lukker panelet eller laster siden på nytt.

Dersom chatboten eskalerer henvendelsen til et menneske (for eksempel ved prisforespørsel, klage eller installasjonsplanlegging), lagres en strukturert oppføring i Firestore som beskrevet i seksjon 3.

Behandlingen baserer seg på samtykke etter personvern­forordningen artikkel 6 (1) bokstav a. Du gir samtykket ved å aktivere chatbot-bryteren i cookie-banneret, og kan trekke det tilbake når som helst via cookie-innstillingene.

Når chatboten foreslår å sette deg i kontakt med oss og du velger å sende inn skjemaet, lagrer vi:

• E-postadresse (obligatorisk)
• Telefonnummer (valgfritt)
• Kategori for henvendelsen (f.eks. pris, klage, installasjon)
• Kort begrunnelse generert av chatboten om hvorfor saken bør tas over av et menneske
• Samtykketeksten du godtok, samt tidsstempel for registreringen

Selve chat-meldingene dine sendes ikke som en fullstendig samtalelogg sammen med eskaleringen.

Eskaleringen lagres i Google Firestore (europeisk region) i en intern oversikt som kun Coax-ansatte har tilgang til.

Vi sender samtidig en varselepost til Coax via Resend (e-postleverandør, USA), slik at teamet ser henvendelsen og kan svare deg. Resend er databehandler under standardkontraktsbestemmelser (SCC).

Grunnlaget er samtykke etter personvern­forordningen artikkel 6 (1) bokstav a (du krysser av i skjemaet) i kombinasjon med berettiget interesse i å svare på henvendelser etter artikkel 6 (1) bokstav f.

Eskaleringer slettes eller anonymiseres senest 12 måneder etter siste aktivitet på saken, med mindre lengre lagring er nødvendig av regnskaps- eller dokumentasjonshensyn.

Vil du se hva vi har lagret om deg, eller slette en eskalering før utløpet av 12 måneder? Send en e-post til post@coax.no med e-posten du brukte i chatten, så håndterer vi forespørselen innen 30 dager.

Når noen i teamet bruker Copilot, lagrer vi samtalen i en intern logg slik at vi kan forbedre verktøyet og dokumentere hvordan interne beslutninger er tatt. Loggen inneholder spørsmålene og svarene, samt referanser til hvilke admin-data verktøyet leste fra (lager, henvendelser, produkter, FAQ).

Copilot leser bare allerede lagrede admin-data. Den henter ikke inn ny personopplysning, og den gjør ingen endringer på egen hånd: den foreslår handlinger som et menneske må gjennomføre selv.

Loggen ligger i Google Firestore i europeisk region, i en intern samling som kun pålogget Coax-ansatte med admin-tilgang kan lese. Kunder har ikke tilgang til loggen.

Hvis du har sendt inn en henvendelse til oss og du lurer på hva vi har skrevet om saken din internt, kan du be om innsyn via kontakt@coax.no.

Analyseverktøyet brukes kun dersom du har gitt samtykke i cookie-banneret. Dette er i tråd med personopplysningsloven og ekomloven § 3-15.

Du kan når som helst endre eller trekke samtykket ditt tilbake ved å bruke kontrollene over.

Data lagres i Google Analytics i 2 eller 14 måneder, avhengig av våre innstillinger. Firebase lagrer i tillegg en anonym installasjons-ID i nettleserens lokale lager (IndexedDB) for å skille enheter — denne fjernes når du sletter nettstedsdata for coax.no.

Google kan behandle data i EU og i enkelte tilfeller i USA. Google er sertifisert under EU–US Data Privacy Framework.

Når du legger inn en bestilling, deler vi med Stripe:

• Navn og e-postadresse
• Leverings- og fakturaadresse
• Ordresum og produktinformasjon
• IP-adresse (brukes av Stripe til svindelforebygging)

Kortopplysningene dine sendes direkte fra nettleseren din til Stripe på en sikker side hostet av stripe.com. Kortnummer og CVC kommer aldri innom våre servere.

Behandlingen er nødvendig for å oppfylle kjøpsavtalen mellom deg og Coax AS, jf. personopplysningsloven artikkel 6 (1) bokstav b (utførelse av avtale).

For svindelforebygging behandler Stripe enkelte opplysninger på grunnlag av berettiget interesse, jf. artikkel 6 (1) bokstav f.

Betalings- og ordreopplysninger lagres i opptil 5 år i tråd med bokføringsloven § 13.

Stripe er sertifisert under EU–US Data Privacy Framework og kan overføre data til USA basert på EU-kommisjonens standardkontraktsklausuler (SCC), inkludert i Stripes databehandleravtale (DPA).

Vi har inngått databehandleravtale med Stripe Payments Europe, Ltd. (Irland), som er Stripes europeiske enhet.